Die ALPEN-Methode

A – Aufschreiben
L – Länge der Aufgaben
P – Puffer
E – Entscheidungen treffen
N – Nachkontrolle

Zuerst das A – Aufschreiben

Mit dem Ziel, einen Überblick aller Aufgaben zu erhalten, schreiben Sie auf, was gerade alles „auf Ihrem Tisch liegt“. Es kann hilfreich sein, zu Beginn die verschiedenen betroffenen Lebensbereiche zu sammeln und diesen Aufgaben zuzuordnen. Lebensbereiche können zum Beispiel Ihre Arbeit/das
Studium, Ihre Finanzen, Verpflichtungen gegenüber anderen oder Ihre Gesundheit beinhalten. Die Bereiche zu unterteilen ist nicht nur sinnvoll, sodass nichts vergessen wird, sondern kann Ihnen auch später dabei helfen, Aufgaben zu priorisieren.
Tipp: Denken Sie auch an „banale“ Alltagsaufgaben, wie Dinge, die im Haushalt zu erledigen sind,
oder Geburtstage, die Sie nicht vergessen wollen.

L wie Länge der Aufgaben

Wichtig ist hier, eine realistische Zeiteinschätzung vorzunehmen. Zusätzlich zu der Dauer, die Sie einer Aufgabe zuschreiben, kann es hilfreich sein, eine „zeitliche Reserve“ von etwa 25-50% mit einzuplanen. Vor allem wenn es um eine unbekannte Aufgabe geht, können Sie sich so die Zeit nehmen, Ihre Aufgabe in Ruhe und sorgfältig zu erledigen. Das könnte zum Beispiel bedeuten, dass wenn eine Aufgabe 45 Minuten dauern sollte, Sie lieber einen Zeitraum von etwa 60-75 Minuten dafür einplanen.
Vergessen Sie bei Ihrer Zeitplanung auch nicht, dass man nicht immer gleich produktiv arbeitet.
Gehen Sie deshalb nicht von Ihrer maximalen Leistungsfähigkeit aus, sondern überlegen Sie, wie Ihre persönliche Leistungs-fähigkeit im Durchschnitt aussieht.

P für Pufferzeiten einplanen

Wie eben erwähnt, ist niemand immer gleich produktiv. Deshalb lohnt es sich, nicht nur die verfügbare Zeit sinnvoll einzuteilen, sondern auch genügend Pausen einzubauen. Hier kann es nützlich sein, Aspekte wie die von der Tageszeit abhängige Produktivität, die Effektivität Ihrer Pausen (vom Arbeitsplatz aufstehen hilft enorm!), sowie den Umgang mit Unterbrechungen bei der Arbeit zu berücksichtigen. Außerdem kennt es doch jeder, dass ungeplante Aufgaben oder Verzögerungen dazwischenkommen, welche durch ausreichend Puffer größtenteils abgedeckt werden könnten.
Eine hilfreiche Methode, um fokussierte Arbeitsphasen mit ausreichenden Pausen abzuwechseln, ist die „Pomodoro- Methode“ von Cirillo. Hier wechseln 25 Minuten fokussiertes Arbeiten mit fünf Minuten Pausen, bis nach vier Runden eine längere Pause (mind. 30 Minuten) eingelegt wird.

Es geht weiter mit E und Entscheidungen

Mit welcher Aufgabe fange ich an? Woher weiß ich nun, was jetzt wichtig ist?
Eine Möglichkeit, das herauszufinden, ist mit der Eisenhower-Matrix >>>

Hier erfolgt eine Einteilung aller Aufgaben in Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dabei stellt sich heraus, was die höchste Priorität hat und zuerst erledigt werden sollte; nämlich die
sich in dem Feld „Wichtig & Dringend“ befindenden Inhalte. Davon ausgehend lohnt es sich das Feld „Nicht Wichtig & Dringend“ im Auge zu behalten. Eine Möglichkeit, diese Aufgaben zu strukturieren, wäre es, die Aufgaben abzugeben oder in einem dafür
bereitgestellten Zeitslot zu erledigen. Das könnte im praktischen Sinne bedeuten, dass man andere Menschen um Unterstützung bittet oder Lieferdienste fürs Einkaufen in Anspruch nimmt. Der nächste Fokus liegt auf den Aufgaben, die „Wichtig & nicht Dringend“ sind. Diese gilt es dennoch in die Tagesplanung zu integrieren, da sich daraus die dringenden Aufgaben entwickeln, wenn sie nicht bearbeitet werden.
Das letzte Feld „Nicht Wichtig & nicht Dringend“ ist erstmal nicht relevant und kann in Phasen mit mehr Freiraum und Zeit bearbeitet werden.

Zuletzt kommt die N – Nachkontrolle

Es ist eine große Chance, aus realen Situationen lernen zu können. Allerdings gelingt das vor allem dann, wenn man sich auch die Zeit nimmt, darüber nachzudenken, wie man sein Handeln in vorherigen Situationen vielleicht verändern würde.
Zur Reflektion der Zeitplanung können folgende Fragen hilfreich sein:
Ist meine Planung realistisch gewesen?
Habe ich die Prioritäten richtig gesetzt?
Habe ich alle Aufgaben erledigt?
Haben die eingeplanten Pufferzeiten ausgereicht? An welchen Stellen habe ich Hindernisse bemerkt? Welche Ideen fallen mir ein, diese Hindernisse zu verringern?
Ihre Überlegungen dazu können Sie dann bei der Planung ihres nächsten ALPEN-Kreislaufes
beachten. Somit nähern Sie sich immer mehr Ihrem Ziel, Ihre Zeit effektiv zu managen.